5W2H Methode

Warst Du schon einmal in einer Situation, in der Du dachtest: „Okay, das war's. Das ist das Schlimmste. Es ist vorbei.“ Was wäre, wenn ich Dir sagen würde, dass Du, anstatt einfach aufzugeben oder das Problem zu ignorieren, es wie ein Profi angehen und sich sogar für die Zukunft vor denselben Problemen schützen kannst?

Ob Du nun Qualitätsmanager bist und Qualitätsmängel reduzieren sowie die Kundenzufriedenheit maximieren möchtest oder einfach nur nach einem besseren Weg suchst, um mit Alltagsproblemen umzugehen – dieses Video ist genau das Richtige für Dich.

Ich weiß, dass Du es kaum erwarten kannst und viele Fragen zu dieser geheimnisvollen Methode hast. Ironischerweise ist genau das das Schöne an dieser Methode, da sie auf sieben Fragen basiert. Diese 5W2H-Methode zwingt Dich dazu, wichtige Fragen zum Problem zu stellen.

Und wenn man sie beantwortet, ist man viel klarer strukturiert und hat eine klare Grundlage, auf der man seine Entscheidung aufbauen kann.

Lass uns nun auf die Details dieser Fragen eingehen. Der nächste Satz ist vielleicht etwas schwer zu verstehen, aber keine Sorge, am Ende dieses Videos wirst alles vollständig verstanden haben.

Die sieben Fragen in 5W2H lauten: Was, Wer, Wo, Wann, Warum, Wie und Wie viel. Durch das Stellen und Beantworten dieser Fragen kannst Du oder Ihr Team ein Problem oder eine Situation vollständig verstehen, fundierte Entscheidungen treffen und sogar Vorsichtsmaßnahmen für die Zukunft treffen.

Die erste Frage, die Du stellen wirst, lautet: Was? Und sie zielt darauf ab, zu erklären, worin das Problem besteht. Nehmen wir an, Du leitest eine Pizzeria und eines Tages ruft dich ein Kunde an und sagt, dass er die falsche Bestellung erhalten hat.

Was glaubst Du, wie lautet in diesem Fall die Antwort auf „was“? Ganz einfach: Ein Kunde hat eine Peperoni-Pizza bestellt, aber stattdessen eine vegetarische Pizza bekommen.

Weiter zur nächsten Frage. Wer wird herausfinden, wer von diesem Problem betroffen ist? Im Fall Ihrer Pizzeria wären dies der unzufriedene Kunde, der Kassierer, der die Bestellung entgegennahm, der Lieferant, der eine weitere Fahrt machen muss, und schließlich Du, da Du den Verlust tragen musst.

Als Nächstes werden wir die Frage beantworten, wo wir den Ort oder den Kontext des Problems verstehen können. Wir wissen also jetzt, dass das Problem an der Kasse stattfand, wo der Kassierer versehentlich die falsche Bestellung angenommen hat.

In diesem Detektivspiel würde der nächste Hinweis in der Antwort auf die Frage nach dem Zeitpunkt liegen. Sieh, das Timing ist entscheidend für die Problemlösung. Wenn du den Zeitablauf besser verstehst, kannst Du feststellen, zu welchem Zeitpunkt das Problem aufgetreten ist und wie es sich entwickelt hat.

Bei unserer Pizzeria passierte das am Freitag zur Stoßzeit und führte dazu, dass der Kunde die falsche Bestellung erhielt.

Und wenn Du die nächste Frage, nämlich das Warum, beantwortest, wirst endlich verstehen, warum das Problem aufgetreten ist und welche Faktoren zu seiner Entstehung geführt haben.

In unserem Beispiel trat das Problem auf, weil der Kassierer den falschen Artikel in der Kasse ausgewählt hatte. Schließlich mussten die Bestellungen schnell abgefertigt werden.

Nachdem wir nun die W-Fragen geklärt haben, wollen wir uns der Frage nach dem „Wie” zuwenden. Auf diese Weise wirst Du die Prozesse, Handlungen oder Mechanismen verstehen, die überhaupt erst zu dem Problem geführt haben.

Da bei uns kein System zur Auftragsbestätigung vorhanden war, kam es zu diesem Problem.

Zuletzt beantworten wir die Frage nach dem Ausmaß, wobei wir uns auf die Messung der Auswirkungen dieses Problems konzentrieren – also wie groß dieses Problem ist und inwieweit es die Menschen betrifft, die wir im Abschnitt „Wer“ angesprochen haben.

Wenn wir diese Frage für unsere Pizzeria beantworten, wären die Auswirkungen die Kosten für eine neue Pizza, die Kosten für die Lieferung, die zusätzliche Wartezeit für den Kunden und der potenzielle Verlust eines Kunden.

Du wirst von den Vorteilen dieser Methode überrascht sein. Durch die Beantwortung all dieser Fragen erhälst Du einen viel strukturierteren Ansatz zur Lösung Deiner Probleme. Du und Dein Team konzentrieren sich stets auf die Probleme, Ihr versteht sie vollständig und nichts wird übersehen.

Du solltest dir jedoch einiger häufiger Fallstricke bewusst sein, da diese Methode nicht perfekt ist. Du solltest daran denken, die Dinge nicht zu kompliziert zu machen. Konzentriere dich auf relevante Informationen und beziehe die richtigen Personen mit ein.

Wenn Du jedoch einige Profi-Tipps befolgst, wirst Du feststellen, dass es sich um einen echten Life-Hack handelt. Beispielsweise solltest Du bei Deinen Fragen stets präzise und konkret sein. Sie sollten offen sein und bei der Formulierung der Fragen mehrere Perspektiven berücksichtigen.

Und zuletzt, teste sie mit Kollegen oder Teammitgliedern.

Nachdem Du nun diese Fragen beantwortet hast, wollen wir uns ansehen, wie sie uns bei der Lösung unseres Pizza-Problems helfen können. Da Du weißt, dass das Problem dadurch entstanden ist, dass es kein Überprüfungssystem gab, wirst Du eines installieren.

Als Nächstes schulst Du Deine Mitarbeiter darin, mit Stresssituationen wie der Rushhour besser umzugehen. Zu guter Letzt schickst Du deinen Kunden ein Gratisgetränk, damit sie Deiner Pizzeria treu bleiben.

Dies war nur ein Beispiel dafür, wie Du diese Methode nutzen kannst, um das Berufsleben zu verbessern. Das Schöne an dieser Methode ist jedoch, dass sie sich auch auf Dein tägliches Leben übertragen lässt. Mit diesem intelligenten Ansatz kannst Du jedes Problem angehen.

Wirst Du diese Methode für Dich selbst oder Dein Unternehmen nutzen? Teile es uns in den Kommentaren unten mit, ob Du damit schon Probleme lösen konntest.